Intranet aziendale, cos’è e come funziona il sistema di comunicazione digitalizzata per le imprese

All’interno di una organizzazione aziendale, la rete intranet offre agli operatori una modalità di interagire agile e versatile, che velocizza l’acquisizione delle informazioni, permette l’utilizzo di programmi condivisi e contribuisce a implementare le singole competenze.

La chiave dell’efficace collaborazione in azienda: una corretta interazione

Nell’assetto imprenditoriale moderno, comunicare ciò che serve, quando e dove serve, è sempre più importante: per velocizzare la coordinazione e facilitare gli scambi di conoscenza, ci si serve sempre più spesso della rete intranet aziendale, uno strumento che, pur essendo tecnologicamente avanzato, offre modalità di esercizio estremamente intuitive.

Ma come migliorare la comunicazione con le intranet aziendali?
In primo luogo, bisogna fare riferimento alla corretta installazione e realizzazione tecnica della rete interna, due operazioni fondamentali che devono essere svolte da chi possiede le competenze adeguate per eseguirle.

Gli strumenti di Internal Communication offerti dalla company Polo Digitale rappresentano adeguate soluzioni in grado di affiancare le aziende nel graduale processo di digitalizzazione delle modalità di interazione. Declinate e costruite su misura per venire incontro alle esigenze di ogni realtà imprenditoriale, le proposte di Polo Digitale permettono di acquisire nuovi protocolli, avvisi e procedure in tempi rapidi, con la massima sicurezza e precisione.

Il tutto avviene attraverso l’adozione di strumenti come:

– Intranet Aziendale e Digital Workplace, per aggregare contenuti in maniera rapida e smart;

– Digital Signage di MMTV, attraverso il quale è possibile instaurare una comunicazione diretta e immediata in tutti gli ambienti aziendali;

– Training Custom Software, Consulting Services e Cloud Services, infrastrutture e piattaforme studiate per implementare le informazioni relative alla clientela, fornire consulenze mirate e ottenere un accesso più flessibile ai servizi del sistema di rete.

I vantaggi di avere una comunicazione aziendale interna

Il primo argomento a favore dell’installazione di una intranet aziendale riguarda la trasmissione dei dati, che risulta notevolmente agevolata. Una rete informatica indipendente, dedicata in via esclusiva alla comunicazione tra utenti appartenenti a un gruppo selezionato, semplifica il flusso di lavoro e assicura una interazione chiara e veloce.

Questo speciale network aziendale, inoltre, garantisce riservatezza e sicurezza: anche se si basa sugli stessi standard di Internet, supportandone i protocolli e integrando le medesime applicazioni, l’intranet non è accessibile al pubblico. Allo stesso tempo, gli utenti inseriti nel gruppo di comunicazione possono accedere ai dati interni da qualsiasi luogo, sia trovandosi fisicamente in azienda sia servendosi di una connessione VPN.

Un altro vantaggio di installare un portale web privato consiste nel permettere ai lavoratori di consultare gli elenchi relativi ai dati sensibili dell’impresa: tutti i computer collegati dalla LAN fanno riferimento a un router, unico punto di accesso collegato esternamente a Internet e referente centrale di ogni dispositivo.
Anche l’efficienza lavorativa quotidiana registra un incremento, perché le attività beneficeranno di uno scambio più agile delle informazioni: gli utenti possono velocemente accedere alle e-mail, alle chat, ai siti web, alle banche dati e ai forum aziendali.

Sulla piattaforma possono anche essere pubblicate speciali riviste dedicate ai dipendenti, oltre a documenti che riportano norme e regolamenti interni.

Altre applicazioni dell’intranet aziendale

Instaurando una rete di comunicazione interna, l’azienda offre uno strumento che incrementa il livello di ingaggio delle persone e aumenta la partecipazione ai progetti imprenditoriali: per questo si ritiene che l’intranet aziendale contribuisca anche a migliorare l’employement branding di un’azienda.

Strutturalmente, l’intranet d’impresa è rappresentata dalla cosiddetta “prima pagina“, ovvero quella che viene aperta all’inizio della giornata lavorativa e che viene consultata per conoscere le news relative alle attività già svolte o da svolgere, le comunicazioni di servizio, i template aziendali e i tool disponibili per il lavoratore (procedure, help desk, prenotazioni e molto altro).

Il lavoratore che ha accesso ai dati contenuti nell’intranet può prendere conoscenza anche dei servizi offerti dall’azienda, per esempio, può avere accesso alla busta paga, visionare l’entità delle ferie residue, acquisire informazioni relative al welfare e alle convenzioni riservate ai dipendenti.

Attraverso lo spazio condiviso, gli utenti possono instaurare gruppi virtuali di coworking dedicati alla gestione di specifici progetti, presenziare alle aree dedicate alla conversazione e allo scambio delle competenze, partecipare a corsi di formazione e prendere iniziative inerenti alla generazione di idee.

Tutto ciò è possibile perché la intranet aziendale è strutturata in modo da permettere l’accesso a un sistema di comunicazione digitalizzata che può sempre essere implementata con l’adozione di nuove tecnologie e, al suo interno, le informazioni fluiscono in maniera trasversale e collaborativa tra i soggetti che ne abbiano bisogno per svolgere il loro lavoro quotidiano.

Se necessario, infine, una intranet aziendale può essere ampliata con una rete extranet, allo scopo di scambiare informazioni anche con persone esterne al gruppo selezionato di dipendenti, per esempio i clienti ai quali si vogliano comunicare informazioni che non siano di dominio pubblico.