Nella “burocratica” società moderna, spesso ci si trova sommersi da una quantità impressionante di documenti, dal momento in cui viene aperto un conto bancario o acquistata una nuova casa, fino a quando i figli frequentano l’università o si pianifica la pensione. Sempre più frequentemente ci si trova a chiedere quali siano davvero i documenti che è necessario conservare. In soccorso arriva Altroconsumo che ha stilato una lista completa di quelli che bisognerebbe archiviare e per quanto tempo.
Documenti da conservare: la classifica stilata da Altroconsumo
Al primo posto in ordine di importanza ci sono quei documenti che non andrebbero mai scartati, come i referti medici, i rogiti, i documenti di proprietà e i contributi previdenziali. Al secondo posto vengono posizionati quei documenti che sarebbe meglio conservare per un periodo di tempo compreso tra i 10 e i 20 anni, come i documenti sulle ristrutturazioni, i mutui e i certificati di prestazione energetica. All’ultimo posto, nei documenti che possono essere scartati dopo 5 anni vi sono le multe, le bollette e le dichiarazioni dei redditi. L’unica tipologia di documento che può essere reputata inutile da tenere dopo solo un anno è lo scontrino fiscale rilasciato dagli esercenti dopo gli acquisti in negozio.
Come e dove organizzare i documenti?
Data la grande mole di documenti, il modo migliore per conservarli correttamente è quello di ordinarli con criterio (sia esso cronologico, alfabetico o numerico), eliminando eventuali documenti inutili ed eventuali fotocopie e duplicati.
Importante è anche lo strumento che si decide di utilizzare per la catalogazione e archiviazione. Nel caso di documenti digitali la cosa più conveniente è optare per un’archiviazione cloud, ovvero usare dei software utili per non intasare la memoria dei dispositivi. Punto Informatico ha stilato una classifica dei migliori software di archiviazione cloud del 2023, molto utile per aiutare gli utenti a scegliere il servizio più adatto a ciascuna esigenza, sia per l’ambito domestico che business. Un aspetto molto apprezzato dell’archiviazione digitale è la possibilità di effettuare il backup dei documenti salvati: questo consente di tenere i propri documenti al sicuro indipendentemente da ciò che accade al proprio dispositivo elettronico.
Per quanto riguarda i documenti cartacei invece, è molto importante trovare un metodo di catalogazione che consenta di ritrovare facilmente un certo modulo o attestato al bisogno. In questo senso può essere utile servirsi di faldoni tematici (bollette, tasse, visite mediche, buste paga, per esempio) suddivisi all’interno con delle buste trasparenti per ogni documento. Le buste è sempre bene posizionarle in ordine cronologico.
In generale, però, scannerizzare ciò che può essere conservato in digitale è sempre la soluzione migliore perché non si occupa spazio in casa e si evita di perdere documenti importanti. Come è successo a molte persone colpite dalle alluvioni in Emilia Romagna la scorsa estate.
